Mesa de Ayuda - Solicitud del Servicio Aunque el Proceso anterior describe la solicitud del servicio, mediante un incidente, se debe realizar el seguimiento a este servicio, para que se preste oportunamente, o presentar los reclamos necesarios para obtener las respuestas a ellos, en caso de que el servicio no se preste segun los parametros estipulado en el contrato 060.
VIDEOCONFERENCIAProtocolo: Para la programación o coordinación previa y realización de una videoconferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos.
a. ESPACIO FÍSICOEspacio Requerido: Es necesario tener en cuenta el número de participantes de esta manera, si se trata de grupos entre 5 a 15 personas, es posible utilizar una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual. Para grupos de 20 a 30 personas se necesita adecuar los espacios. Es importante tener en cuenta que los salones dedicados a videoconferencias generalmente tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y al piso del salón.
La Iluminación: Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillos incandescentes producen mucho calor y gastan más energía. Por otra parte los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color.
Acústica: Conviene evitar que se produzca choques del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Adicional, evitar los ruidos externos.
b. PRESENTACIÓN PERSONALSelección del vestuario: Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas
El Cabello: Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.
Maquillaje, joyas y gafas: El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un resultado de televisión muy diferente al que da un espejo De igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. En lo posible evite gafas oscuras.
La postura: Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos. Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo.
